El ciclo de vida de los activos TI comprende todas las etapas por las que pasa un computador, notebook, servidor, teléfono o equipo de red: planificación, compra, recepción, asignación, uso, mantenimiento, reasignación y baja. Gestionarlo correctamente reduce pérdidas, mejora la seguridad y permite tomar mejores decisiones de renovación.
El error más habitual es controlar bien la compra y el uso, pero perder trazabilidad cuando el equipo deja de operar. En ese punto aparecen activos almacenados sin responsable, componentes separados de sus registros y soportes de información que todavía contienen datos corporativos.
1. Planificación y adquisición
Antes de comprar, la empresa debe definir especificaciones, vida útil esperada, garantía, compatibilidad, responsable presupuestario y política de renovación. Esta información ayuda a evitar adquisiciones innecesarias y facilita posteriormente la evaluación de reutilización.
2. Recepción y registro
Cada activo debe incorporarse al inventario utilizando su número de serie. Conviene registrar fecha de recepción, proveedor, modelo, configuración, ubicación inicial y centro de costo. Cuando un equipo contiene discos reemplazables, también puede ser necesario identificar esos soportes por separado.
3. Asignación y operación
Durante la asignación deben quedar registrados el usuario o área responsable, la sede y la fecha de entrega. Los cambios de ubicación, ampliaciones de memoria, reemplazos de disco y reparaciones deben actualizarse para que el registro siga representando el equipo físico.
4. Mantenimiento y reasignación
Un activo que ya no cumple los requerimientos de un área puede seguir siendo útil en otra función. La reasignación, reparación o recuperación de componentes extiende la vida útil y reduce la necesidad de comprar equipamiento nuevo.
Esta etapa se relaciona directamente con la prioridad de reutilización de Endesuso: antes de convertir un equipo en residuo, conviene determinar si aún tiene valor funcional o si sus componentes pueden recuperarse.
5. Renovación y baja
La baja debe ser una decisión documentada. Es necesario confirmar que el activo puede salir de la organización, identificar la información almacenada, definir el tratamiento y preparar la operación de retiro. La baja contable por sí sola no elimina datos ni resuelve el destino físico del equipo.
Preguntas que deben responderse
¿El equipo funciona? ¿Puede reasignarse? ¿Contiene HDD, SSD, cintas o memorias con información? ¿Existe una política de destrucción? ¿Se necesita inventario por número de serie? ¿La empresa requiere certificado? ¿Hay restricciones de acceso o carga?
6. Tratamiento de datos
Los soportes deben separarse conceptualmente del resto del activo. Según el riesgo y la política de la organización, puede corresponder borrado seguro, reutilización controlada o destrucción física mediante perforación o corte. La decisión debe quedar definida antes de iniciar el tratamiento.
7. Reutilización y reciclaje
Los equipos aptos pueden destinarse a reutilización o recuperación de componentes. Los que no son recuperables ingresan a un proceso de clasificación y reciclaje. Computadores, celulares, servidores, monitores, cables y periféricos forman parte de los residuos electrónicos cuando terminan su vida útil.
8. Cierre documental
El cierre puede incluir acta de retiro, inventario, registro de números de serie y certificado, según el alcance contratado. El plazo habitual de entrega del certificado en Endesuso es de hasta 15 días hábiles.
Indicadores útiles para controlar el ciclo
Las empresas pueden medir porcentaje de activos inventariados, antigüedad promedio, equipos sin usuario asignado, activos almacenados, tiempo entre baja y retiro, porcentaje reutilizado, cantidad de soportes tratados y diferencias entre inventario físico y registro.
Cómo preparar un proyecto de renovación tecnológica
Comienza por segmentar los equipos por ubicación y estado. Reúne cantidades aproximadas y fotografías, identifica los soportes con datos y define la documentación requerida. Luego solicita una evaluación para coordinar el retiro y logística de activos tecnológicos.
Preguntas frecuentes
¿Todos los equipos dados de baja deben reciclarse?
No necesariamente. Algunos pueden reutilizarse, repararse o aprovecharse como fuente de componentes. La evaluación técnica determina el flujo adecuado.
¿El retiro siempre es gratuito?
No. El retiro sin costo está sujeto a evaluación de volumen, ubicación, composición y factibilidad.
¿Se atienden proyectos fuera de Santiago?
Sí, las operaciones en regiones se evalúan según las características y volumen del proyecto.
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